Algemene privacyverklaring

Naast gewone persoonsgegevens verwerken wij mogelijk ook bijzondere of gevoelige persoonsgegevens. Bijvoorbeeld voor aanvragen en ondersteuning op het gebied van werk, inkomen en maatschappelijke ondersteuning. Het kan zijn dat we bijzondere en gevoelige persoonsgegevens verwerken. Zoals financiële, medische en strafrechtelijke gegevens. Ook voor taken zoals fraudebestrijding en handhaving van de openbare orde kunnen wij bijzondere persoonsgegevens verwerken. Waar hebben wij persoonsgegevens voor nodig? Binnen de gemeente worden veel verschillende processen uitgevoerd. Voor bijna al die processen zijn persoonsgegevens nodig. Het gaat om de volgende processen:

• Burgerzaken (basisregistratie personen, uitgifte van rijbewijs, paspoort en ID-kaart)
• Juridische zaken (afhandeling van bezwaar en beroep)
• Financiële processen (gemeentelijke belastingen)
• Onderwijs (leerplicht)
• Openbare orde en veiligheid (vergunningen, handhaving van overlast)
• Privacyverklaring gebruik persoonsgegevens door boa's
• Privacyverklaring scanauto
• Personeel en organisatie (personeelsadministratie, werving en selectie)
• Ruimtelijke ordening en volkshuisvestiging (omgevingsvergunningen, aankoop en verkoop van grond)
• Sociale voorzieningen en maatschappelijke dienstverlening (zoals Wmo-aanvragen, een melding jeugdhulp)
• Privacyverklaring schuldhulpverlening en budgetbeheer
• Volksgezondheid en milieu (milieutoezicht, huishoudelijke afvalinzameling)
• Privacyverklaring toegang Ecopark en gebruik minicontainers die gechipt zijn

Wij verwerken uw persoonsgegevens alleen als daarvoor een wettelijk grondslag is. Als gemeente verwerken we persoonsgegevens op basis van één van de volgende grondslagen:

• Voldoen aan wettelijke verplichtingen die de gemeente uitvoert (zoals het uitgeven van officiële documenten, zoals een rijbewijs, paspoort of identiteitsbewijs, het bijhouden van de BRP of het heffen van belastingen)
• Het vervullen van taken van algemeen belang of openbaar gezag (zoals bestrijding van overlast, het reguleren van parkeerplaatsen en het onderhoud van de openbare ruimte)
• Uitvoeren van of het tot stand komen van een overeenkomst tussen u en gemeente Alphen aan den Rijn (zoals een dienstverleningsovereenkomst)
• Vitaal belang van een inwoner (bijvoorbeeld als een bezoeker zich in een acute noodsituatie bevindt en direct gehandeld moet worden)
• Gerechtvaardigde belang (zoals de inspanningen die we verrichten om persoonsgegevens en personen te beschermen en te beveiligen)
• Toestemming (zoals toestemming om nieuwsbrieven te versturen en klanttevredenheidsonderzoeken uit te voeren). Verwerken wij uw persoonsgegevens op basis van uw toestemming? Dan kunt u deze toestemming op ieder moment intrekken

In de meeste gevallen ontvangen wij de persoonsgegevens van uzelf. Bijvoorbeeld bij de aanvraag van een vergunning of bij het invullen van een contactformulier. Daarnaast is in de wet geregeld dat wij in sommige gevallen hiervoor systemen mogen raadplegen. Bijvoorbeeld de Basis Registratie Personen (BRP) of andere informatiesystemen zoals het Kadaster of de RDW. Soms ontvangen wij persoonsgegevens van andere partijen of wisselen wij gegevens met hen uit.

De gemeente bewaart uw gegevens niet langer dan echt nodig is om de doelen te realiseren waaraan de persoonsgegevens zijn verbonden óf zolang dit nodig is vanuit wettelijke verplichtingen (zoals de Archiefwet). Afhankelijk van de werkprocessen kunnen er verschillende bewaartermijnen zijn. Zo moet een omgevingsvergunning voor bouwen voor altijd bewaard blijven. Camerabeelden worden na 4 weken vernietigd.

Wij delen uw gegevens alleen met derden (andere partijen) als dit nodig is om te voldoen aan een wettelijke verplichting of uitvoering van onze taken. De andere partijen kunnen overheidsorganisaties zijn die (wettelijke) taken hebben om uw gegevens te verwerken. Zoals het UWV, de Belastingdienst, het Openbaar Ministerie en soms ook private partijen zoals een ICT-leverancier. Op het moment dat we persoonsgegevens uitwisselen met andere partijen, maken we afspraken over de eisen waaraan de gegevensuitwisseling moet voldoen. Deze afspraken worden vastgelegd in overeenkomsten en voldoen aan wet- en regelgeving. Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan landen waar de AVG niet geldt of waarvan niet is vastgesteld dat zij uw persoonsgegevens goed beschermen.

Wij zijn ons bewust van het belang van de bescherming van persoonsgegevens en spannen ons in om de gegevens beschikbaar, juist en vertrouwelijk te verwerken. We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen misbruik, verlies, onbevoegde toegang, en andere ongewenste handelingen. Denk daarbij aan:

• Toegangscontroles tot computersystemen
• De beveiligde opslag van gegevens op servers binnen de Europese Unie of de Europese Economische Ruimte (EER)
• Het beperken van toegang tot uw persoonsgegevens voor alleen de medewerkers die uw gegevens nodig hebben om hun werkzaamheden of opdracht te kunnen uitvoeren
• Het organiseren van trainingen over privacybewustzijn voor onze medewerkers, bijvoorbeeld om datalekken te voorkomen
• Het verzenden van gegevens via een beveiligde verbinding als u gebruikmaakt van een online formulier dat op onze website staat
• Het opleggen van een geheimhoudingsplicht aan medewerkers en het inleveren van een Verklaring omtrent het Gedrag (VOG) bij indiensttreding
• Deze maatregelen zijn opgenomen in ons informatiebeveiligingsbeleid en voldoen aan de beveiligingsnormen zoals vastgesteld in de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO)

Als inwoner of belanghebbende heeft u op basis van de AVG verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens. Hier willen wij u bewust maken van deze privacyrechten:

• Inzage: u heeft het recht om in te zien of, en zo ja, welke persoonsgegevens van u worden verwekt door de gemeente
• Rectificatie: u heeft het recht om onjuiste gegevens te laten wijzigen of aan te vullen indien deze niet correct of onvolledig zijn
• Vernietiging: in verschillende gevallen heeft u het recht om persoonsgegevens te laten verwijderen, bijvoorbeeld wanner deze niet meer nodig zijn voor het doel waarvoor ze zijn verwerkt of de gegevensverwerking onrechtmatig is
• Bezwaar: u heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens, als de verwerking op grond van een publieke taak of het gerechtvaardigd belang plaatsvindt
• Beperking: dit betekent dat u ons in bepaalde omstandigheden kunt vragen om de manier waarop we uw persoonsgegevens gebruiken te beperken
• Gegevensoverdraagbaarheid: u kunt ons vragen om de informatie over u (die u rechtstreeks aan ons hebt verstrekt) over te dragen aan u of aan een andere organisatie van uw keuze. Houd er rekening mee dat dit recht alleen in bepaalde omstandigheden van toepassing is (bijvoorbeeld als we uw persoonsgegevens verwerken met geautomatiseerde middelen en op basis van uw toestemming)
• Toestemming: als de verwerking van uw persoonsgegevens met uw toestemming is gebeurd, dan kunt u deze toestemming altijd ook weer intrekken

Meer informatie over uw rechten en hoe u deze kunt uitoefenen zie Uw privacyrechten.

Wilt u meer weten over hoe wij als gemeente met persoonsgegevens omgaan? Deze informatie vindt u in ons privacybeleid.
Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over hoe de gemeente Alphen aan den Rijn omgaat met uw persoonsgegevens? Of vindt u dat wij uw gegevens niet juist gebruiken? Meer informatie zie Vragen over uw privacy.

Wij doen er alles aan om uw persoonsgegevens zo goed mogelijk te beschermen. Toch kan het soms fout gaan. Heeft u het vermoeden dat er sprake is van een datalek, meld dit dan direct bij ons. Zie Datalek melden.

Door nieuwe wetgeving of andere ontwikkelingen, past de gemeente Alphen aan den Rijn regelmatig haar processen aan. Dit kunnen ook wijzigingen zijn in de manier van het verwerken van persoonsgegevens.